Systeemstrategie, de organisatie is een systeem
Een organisatie is een systeem dat bestaat uit verschillende subsystemen.
Deze subsystemen zijn afhankelijk van elkaar en vormen ??n geheel. Het systeem is dynamisch en heeft een intense wisselwerking met de omgeving. Het systeem is dus een open systeem; invloeden van buitenaf hebben een grote mate van invloed op het functioneren van de organisatie.

Business Basecamp voor ondernemers en managersSysteemstrategie, de organisatie?is een systeem

Een organisatie is een systeem dat bestaat uit verschillende subsystemen.

Deze subsystemen zijn afhankelijk van elkaar en vormen ??n geheel. Het systeem is dynamisch en heeft een intense wisselwerking met de omgeving. Het systeem is dus een open systeem; invloeden van buitenaf hebben een grote mate van invloed op het functioneren van de organisatie. Het is daarom van belang dat alle systemen en subsystemen op elkaar, maar ook op de omgeving zijn afgestemd. Het succes van de onderneming hangt voor een groot gedeelte af van hoe de systemen en subsystemen zijn ingericht.

 

Click to TweetEen goede luisteraar is niet alleen overal populair, maar na een tijdje komt hij ook nog iets te weten

? ? ? ? ?- Wilson Mizner

 

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen ordenen de activiteiten van uw onderneming

Het bedrijfsproces is een systeem dat de activiteiten ordent om een product of dienst te leveren aan de klant met daaraan gekoppeld toegevoegde waarde. U kunt drie systemen in uw organisatie onderscheiden; de materi?le -, de immateri?le – en informatiesystemen. Het bestaansrecht van de onderneming is het hebben van klanten. De systemen moeten dan ook zodanig ingericht zijn dat het?winnen en houden van klanten?de hoogste prioriteit krijgt.

 

Materi?le systemen

De materi?le systemen in uw organisatie zijn kantoren, werkplaatsen, magazijnen, kantoormeubelen, machines, wanddecoratie/kleuren, computers, printers, telefoon

Materi?le systemen gezien door de bril van uw klanten

De uitstraling van uw onderneming bepaalt of wel of geen klanten binnen krijgt. De uitstraling van uw onderneming is een belangrijk gegeven, omdat als klanten uw onderneming bezoeken zij zich “thuis” moeten voelen. De materi?le systemen in uw organisatie zijn kantoren, werkplaatsen, magazijnen, kantoormeubelen, machines, wanddecoratie/kleuren, computers, printers, telefoon etc. kortom alles wat nodig is voor de bedrijfsvoering. Hoe wilt u dat de klant u organisatie ervaart als hij u bezoekt? De eerste indruk die de klant opdoet is meestal bepalend of hij koopt of niet koopt en, nog belangrijker, of hij hij klant blijft! Het is dus zaak om er goed over na te denken hoe u uw bedrijf wilt presenteren en aan de hand van die beslissing normen te stellen.

 

Immateri?le systemen

De immateri?le systemen in uw organisatie zijn de financi?le administratie, bedrijfsprocessen, kwaliteitsprocessen, verbeteringsproces, verkooptechnieken, idee?n, klachtenregistratie, ziekteverzuimregistratie

De klant heeft geen boodschap aan uw interne problemen

De systemen in uw onderneming moeten in het voordeel van de?klant werken. De systemen die in uw onderneming gaat toepassen mogen nooit een struikelblok voor de klant vormen. De immateri?le systemen in uw organisatie zijn de financi?le administratie, bedrijfsprocessen, kwaliteitsprocessen, verbeteringsproces, verkooptechnieken, idee?n, klachtenregistratie, ziekteverzuimregistratie etc. Deze systemen moeten zodanig ingericht zijn dat ze in het voordeel van de klant werken. Vervolgens worden deze systemen gedocumenteerd en voorzien van een normstandaard waaraan voldaan moet worden. Het voordeel van het stellen van een normstandaard is dat de norm meetbaar is en dat zo afwijkingen tijdig gesignaleerd kunnen worden. Mochten er afwijkingen gesignaleerd worden, dan is het vanzelfsprekend dat er correctieve acties plaatsvinden om weer aan de gestelde norm te voldoen.

 

Financi?le administratie

De financi?le administratie wordt in veel gevallen geautomatiseerd met een boekhoudprogramma

Financi?le administratie afstemmen op uw onderneming

Een boekhoudprogramma moet bij de onderneming passen.?De financi?le administratie wordt in veel gevallen geautomatiseerd met een boekhoudprogramma (softwarepakket). Afhankelijk van de onderneming wordt er een boekhoudprogramma geselecteerd die bij de onderneming past. Een kleine of een startende onderneming kan een eenvoudige boekhouding voeren met een boekhoudprogramma in Excel, deze zijn op internet, al dan niet tegen betaling, te downloaden. Hierin worden de in- en uitgaven geboekt, waarna het systeem maandelijks de winst- en verliesrekening opmaakt. Daarnaast zorgt het ook voor de betaling van de juiste hoeveelheid omzetbelasting. Maandelijkse en jaarlijkse overzichten geven inzicht in de resultaten van de bedrijfsvoering.

Uitbreiding met Customer Relationship Management (klantrelatiebeheer)

Grotere ondernemingen hebben behoefte aan een uitgebreider administratieprogramma. Met een dergelijk programma zijn inkoopfacturen, bankafschriften en memoriaalboekingen vast te leggen. Tevens kan het min of meer automatisch een balans en een resultatenrekening vervaardigen en vervult zo alle basisfuncties van een boekhouding, namelijk die van de grootboekadministratie. In de praktijk bieden de meeste pakketten meer functionaliteit doordat ook functies voor subadministraties (debiteuren, crediteuren en/of voorraad) aanwezig zijn. Daarnaast kunnen functies zoals telebankieren, consolidatie, budgetteren, relatiebeheer, inkoop, verkoop, productie, etc. deel uitmaken van het softwarepakket.

 

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen Iedereen in de organisatie heeft klanten, er zijn "externe" en "interne" klanten.

Alle bedrijfsprocessen van uw onderneming worden in kaart gebracht en afgestemd op de verwachtingen van uw klanten

De bedrijfsprocessen in uw onderneming, van zowel externe en interne klanten, worden in kaart gebracht. Iedereen in de organisatie heeft klanten, er zijn “externe” en “interne” klanten. De focus is op de “externe” klant, maar dat wil niet zeggen dat de “interne” klant minder belangrijk is! De gehele organisatie draagt bij om aan de verwachtingen van de “externe” klant te voldoen dat kan alleen als ook alle “interne” bedrijfsprocessen vlekkeloos verlopen. Er moet op toegezien worden dat de verplichtingen die afdelingen en dus medewerkers naar elkaar hebben ook daadwerkelijk nageleefd worden. Onderlinge machtsstrijd of desinteresse van uw medewerkers gaat ten kosten van uw klanten.

De verwachtingen van uw?klanten overtreffen is het ultieme doel

Procesbeschrijving Een werkproces wordt dus afgestemd op de verwachtingen van de klant

Om daaraan te kunnen voldoen worden alle bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Eerst alle handelingen van de onderneming die direct in contact staan met “externe” klanten en vervolgens alle interne bedrijfsprocessen. In beide gevallen is de vraag hoe kunnen wij aan de verwachtingen van de klant voldoen? Een werkproces wordt dus afgestemd op de verwachtingen van de klant, alleen als aan de verwachtingen van de klant wordt voldaan krijgt deze het stempel goedgekeurd en wordt vervolgens gedocumenteerd. Het document dient als werkinstructie voor de medewerker bij het uitoefenen van zijn/haar takenpakket.

 

Kwaliteitsprocessen

Kwaliteitsprocessen bewaken de continu?teit, iedereen in uw onderneming heeft een klant

De onderneming stelt als topprioriteit dat afspraken met klanten altijd worden nagekomen of dat de klant ge?nformeerd wordt wanneer dat onmogelijk blijkt. Intern en extern heeft iedere medewerker in de onderneming een klant! Het kwaliteitsniveau van producten/dienstverlening en alle interne en externe handelingen zijn van belang voor de continu?teit en de winstgevendheid van uw onderneming.

Kwaliteit binnen uw?organisatie kan niet gedelegeerd worden

kwaliteitsindicatoren klantgerichtheid Kwaliteit binnen de organisatie

Wie draagt de verantwoordelijkheid voor “kwaliteit” in uw organisatie? Een kort en simpel antwoord, “iedereen”! Omdat iedereen in uw organisatie verantwoordelijk is voor de geleverde kwaliteit, heeft iedereen de plicht de werkzaamheden uit te voeren volgens de gestelde kwaliteitsnormen.

 

De klantgerichtheid kan alleen verbeterd worden als aan de hand van kwaliteitsindicatoren gemeten wordt en er acties uit volgen.

 

Kwaliteitsverbetering

Kwaliteitsverbetering geven u een concurrentievoorsprong

Kwaliteitsverbetering een continue proces, binnen uw onderneming.?Kwaliteitsverbetering is het verbeteren van bestaande werkprocessen om deze zodoende op een hoger kwaliteitsniveau te tillen. De noodzaak om te verbeteren kan liggen in het feit er te veel fouten gesignaleerd worden in een bepaalt werkproces, maar het kan ook dat nieuwe marktbehoefte erom vragen. Kwaliteitsverbetering is een continue proces in uw organisatie en daarom is het van belang dat er op regelmatige basis, in kleine projectteams, aan verbetering van werkprocessen wordt gewerkt. Uit de geanalyseerde meetresultaten wordt een prioriteitenlijst opgesteld met bijbehorende planning. De planning geeft een startdatum en een einddatum. De doelstelling van het te verbeteren werkproces, wie de voorstellen uitwerken en wie het voorstel goedkeurt. Tenslotte wordt de implementatie datum vastgesteld.

 

Het informatiesysteem helpt bij het nemen van besluiten

Het informatiesysteem heeft als doel de informatie te verzamelen, te verwerken, op te slaan en te verspreiden ter ondersteuning van de besluitvorming, co?rdinatie en controle binnen de organisatie.

Lees meer hand-point-right33?Het “Informatiesysteem“?helpt bij het nemen van besluiten.

 


Image courtesy “Concept About”?of suphakit73 / FreeDigitalPhotos.net